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09. 06. 2015

Mobile Pflege - mit innovativen Lösungsansätzen in die digitale Zukunft

Mobile Pflege

Pflege und Betreuung findet nicht nur in Pflegeheimen und Krankenhäusern statt. Pflege ist oftmals mobil. Bei PatientInnen und KlientInnen zuhause. In Wohngemeinschaften und Tageszentren. Für Kinder, Jugendliche, Menschen mit Behinderungen und Menschen im Alter. Die Betreuung, die Aufgaben und die Herausforderungen sind vielfältig – und werden täglich komplexer.

In den letzten Jahren stiegen sowohl der Kostendruck, wie auch die Ansprüche an die durchzuführenden Tätigkeiten, die Dokumentationsverpflichtungen, die Abrechnung, Berichtswesen und Transparenz, und nicht zuletzt der Qualitätsanspruch durch die zu betreuenden bzw. pflegenden Personen. All dies fordert Träger und Dienstleister im ambulanten und mobilen Umfeld: die Dienstleistungen müssen gut, pünktlich, günstig und verlässlich erbracht werden. All das bei jedem Wetter, in alten oder neuen Wohnungen, in der Wiener Innenstadt oder im kleinen Dorf am Lande, zu Fuß, mit der Straßenbahn oder dem Dienstwagen. Von großen Trägern mit tausenden MitarbeiterInnen bis hin zu kleinen Sozialanbietern mit kaum mehr als 10 KlientenInnen. Die Vielfalt ist groß.

Bei der Pflege geht es vorrangig um den Menschen. Einerseits um die Bedürfnisse der KlientInnen und PatientInnen, andererseits um die Bedürfnisse der MitarbeiterInnen, die täglich die schwierige und anspruchsvolle Arbeit erbringen. Deren Bedürfnisse gilt es genauso zu berücksichtigen, wie jene der Angehörigen, die sich nicht nur um die fachliche Betreuung, sondern auch um das emotionale Wohlbefinden, die Verrechnung, Datenschutz und Privatsphäre ihrer Familien sorgen.

Immer mehr der – meist gemeinnützigen – Pflegeorganisationen finden sich an einem Punkt, wo die steigenden qualitativen und quantitativen Anforderungen und die gleichzeitig sinkenden Finanzierungsmöglichkeiten eine Steigerung von Effizienz und Effektivität unumgänglich machen. Alte Prozesse müssen überdacht und erneuert sowie neue Werkzeuge sinnvoll und Nutzen stiftend eingesetzt werden. Und genau hier kommt die IT ins Spiel: technische Unterstützung ist gefragt, um die Komplexität zu reduzieren und den Fokus von Bürokratie und Verwaltung auf betreute Menschen zu setzen.

Hier folgt schnell die nächste Herausforderung: es gibt kaum etablierte Lösungen (oder Lösungsanbieter) für den mobilen Pflegebereich (oftmals auch wegen der bisher geringen IT-Durchdringung und einer schwierigen Finanzierungssituation). Viele Produkte sind auf den stationären Bereich ausgerichtet, zu groß (und zu teuer) für den mobilen Bereich, nicht flexibel genug für die extreme Heterogenität und Vielfalt in Prozessen und Unternehmen. Die meisten IT-Anbieter verstehen die Probleme und die Sprache der NPOs in diesem Umfeld kaum bis gar nicht. Historisch gesehen ist die IT in diesem Bereich jung – sehr jung sogar. Der Markt ist oftmals erschlossen durch kleine Nischenprodukte, Individuallösungen (die von Einzelunternehmen, Zivildienern oder jungen Firmen entwickelt wurden), geprägt durch Insellösungen, Medienbrüchen und nicht durchgängige Prozesse. Doch zeitgleich kommen Themen wie ELGA, gesicherte Übertragungen, standardisierte Schnittstellen, Datenschutz und rechtliche bzw. fördertechnische Vorgaben ins Spiel. Und die Abhängigkeit von IT-Lösungen, und damit deren Stabilität, Zukunftssicherheit und Zuverlässigkeit, steigt.

Betrachten wir als Beispiel die Wiener Sozialdienste. Als einer der größten Anbieter in Wien betreuen die Wiener Sozialdienste mit über 1.300 MitarbeiterInnen mehrere tausend KlientInnen. In verschiedensten Bereichen – vom Säugling bis zum Senior. Der größte Bereich der Wiener Sozialdienste ist die mobile Altenpflege: 4.000 KlientInnen werden dort aktuell betreut, mit fast 3.000 Leistungseinsätzen täglich – eine gewaltige Herausforderung. Und das von Montag bis Sonntag, vollelektronisch und ohne Medienbruch. Vorbei sind die Zeiten der großen Wien-Karten mit Stecknadeln, vorbei die Unterschriften-Bögen, die Papier-Akten und die manuelle Abrechnung mit der Stadt bzw. den KlientInnen. Alle MitarbeiterInnen sind mit mobilen Geräten zur Zeit- und Leistungserfassung ausgestattet. Die gesamte Pflege- und Betreuungsplanung sowie Dokumentation erfolgt digital, ebenso die Dienst-, Einsatz- und Tourenplanung, Abrechnung und Fakturierung. Die Durchlaufzeiten der Prozesse wurden massiv verkürzt, der Overhead auf ein Minimum reduziert.

Das alles ist das Resultat eines fast 7-jährigen Prozesses. So galt es z.B., eine flexible, aber gleichzeitig menschlich orientierte Planungssoftware, ein durchgängiges aber schlankes Gesamtsystem zur Dokumentation und eine robuste und bedienungsfreundliche mobile Lösung zu schaffen. Eine hierfür passende Lösung am Markt war nicht in Sicht. So wurde mit einer eigenen Software-Entwicklung begonnen und man suchte (und fand) verschiedene IT-Partner zur Umsetzung des Vorhabens: Schaffung eines einfachen und zugleich mächtigen Werkzeuges für die MitarbeiterInnen im Außen- und Innendienst, um ihre Arbeitsabläufe optimal zu unterstützen, Reduzierung der Routinetätigkeiten sowie zuverlässige und stabile Bereitstellung und Erfassung aller notwendigen Informationen.

So ist „UPI“ (kurz für „Universelles PlanungsInstrument“) als 100%ige Eigenentwicklung der Wiener Sozialdienste seit 2009 erfolgreich im Einsatz: für Stammdatenpflege, Einsatz-, Dienst- und Tourenplanung, Verwaltung und Verrechnung, Dokumentation und Auswertung. Ergänzt durch eine mobile Lösung der Firma Ilogs sowie eine Pflegedokumentation der Firma Recom. Die Entwicklung ist jedoch noch lange nicht beendet: seit 2 Jahren arbeitet man an einer Software, welche durch mathematische Optimierung im schnelllebigen Tagesgeschäft automatisch Vorschläge zur Reaktion auf Planungsveränderungen (Krankenhausentlassungen, MitarbeiterInnen-Fehlzeiten, Betreuungsveränderungen) liefern soll. 2012 wurde nicht zuletzt für die Weiterentwicklung von UPI die interne IT-Abteilung der Wiener Sozialdienste in ein eigenständiges Unternehmen ausgelagert: in die SobIT GmbH, welche - spezialisiert auf den mobilen und ambulanten Bereich - fachlich hochwertige IT-Dienstleistungen zu Non-Profit-Konditionen anbietet (ein Unikum am Markt!). Gegründet mit der Vision, bestehendes Know-how zu nutzen, Synergien und Partnerschaften aufzubauen und gemeinsam (mit anderen sozialen Trägern) praktikable und günstige Lösungen zu entwickeln. So geht z.B. noch dieses Jahr UPI gemeinsam mit der Caritas Wien für die stationäre Dienstplanung in 16 Einrichtungen (vom Pflegeheim bis zum Küchenbetrieb) in Echtbetrieb. Darauf aufbauend wird heuer auch mit der Erweiterung für den ambulanten Betrieb (Gruppenpraxen und -zentren) begonnen – ausgerichtet für kleine und große Organisationen und einsetzbar für alle Betreuungsbereiche. Gemeinsam für Menschen und mit Menschen verbunden: digital und „analog“ zugleich!

Wiener Sozialdienste: www.wienersozialdienste.at

SobIT GmbH: www.sobit.at