Digitalisierte Umsetzung der Informationssicherheit & DSGVO: Welcher Mehrwert ergibt sich daraus für Unternehmen?
Ein Blick in die Praxis
Der schnelle technische Fortschritt verändert unsere Geschäftswelt. Das bietet neben vielen Chancen auch Informationssicherheitsrisiken, die beispielsweise durch Hackerangriffe, Datenpannen, technische oder menschliche Fehler verursacht werden. Dies gilt es für Unternehmen zu bewältigen, um einer hohen Geldstrafe oder einem Reputationsschaden zu entgehen. Normen und Richtlinien wie die ISO 27001, VdS 10000, BSI IT-Grundschutz sowie die DSGVO leisten hier einen wesentlichen Beitrag zur Sicherheit der personenbezogenen Daten und unternehmensweiten Informationen.
Doch wie setzt man die anspruchsvollen Anforderungen effizient um?
Auf dem Weg zu mehr Sicherheit stehen Unternehmen oftmals vor der Herausforderung, dass zu viel Zeit für das Einholen von Informationen und dem Dokumentieren (mit technisch mehr oder weniger passenden Hilfsmitteln) aufgewendet wird. Erst dann kann die eigentliche, wertschöpfende Arbeit beginnen. Führt man Buch über die investierte Zeit, wird schnell klar, dass Unternehmen wertvolle Zeit für die Umsetzung ihrer Kernaufgaben verlieren.
„Die Digitalisierung von internen Prozessen führt zu mehr Effizienz im Unternehmen. Mitarbeiter gewinnen damit Qualität und Zeit. Beides ist heute ein wertvolles Gut, wenn Unternehmen sich im schnelllebigen Markt weiterentwickeln und mithalten wollen.“, ist Benigna Prochaska, Gründerin des Informationssicherheitsmanagement-Systems und der Datenschutzmanagement-Software Intervalid, überzeugt. Kunden, hauptsächlich mittelständischen Unternehmen und internationale Konzerne, sowie externe Datenschutzbeauftragte werden mit der Software bei der Organisation Ihrer Informationssicherheit und der DSGVO Umsetzung unterstützt.
Digital versus Analog: wo liegt der Mehrwert für Unternehmen wirklich?
Der offensichtlichste Unterschied liegt im Handling von Daten und Informationen:
- die strukturierte Aufbereitung
- die digitale Suche
- das Reporting
- die geringe Fehlerquote
- die Vermeidung von Dubletten
- die strukturierte Ablage
Der wichtigste Mehrwert zeigt sich jedoch in der Zusammenarbeit mit den Kollegen aus den verschiedenen Fachbereichen im Unternehmen. Die digitale Einbindung von Usern und das aktive Mitarbeiten beschleunigt die Umsetzung und hilft, die Informationen stets aktuell zu halten. Darüber hinaus werden die Einträge im System protokolliert. Das kann manuell, ohne maßgeblichen Aufwand, nur sehr schwer umgesetzt werden.
Was kann ein System darüber hinaus leisten?
Neben den technologischen Aspekten sind auch spezielle Funktionen zur Unterstützung der Anwender gegeben. Funktionen lösen Probleme zu bestimmten Fragestellungen, wie beispielsweise: Wie können Systeme und Anwendungen, die von mehreren Töchtergesellschaften genutzt werden, zentral gepflegt werden? Wie können internationale Gesellschaften einfach in ihrer Landessprache eingebunden werden?
All dies soll ermöglichen, dass Unternehmen Zeit und Qualität gewinnen, um sich den eigentlichen, wertschöpfenden Zielen - der Erhöhung der Sicherheit - widmen zu können.
Erhöhte Sicherheit im Unternehmen durch Standards & Normen
Unternehmen haben in Puncto Informationssicherheit in den letzten Jahren wesentliche Fortschritte erzielt. Jetzt gilt es, technische und organisatorische Maßnahmen zu setzen, zu überprüfen und laufend zu optimieren. Dazu werden Risiken identifiziert und Prozesse für die Behebung von Schwachstellen eingeführt. Hier können Unternehmen aus den Standard Normen für Informationssicherheit, wie die ISO 27001, VdS 10000 und den BSI IT-Grundschutz sehr viel lernen. Insbesondere wenn es um die Frage geht „Was ist State of the Art?“ finden Unternehmen im System hilfreiche Antworten. Mit Intervalid werden Gaps erkannt, entsprechende Checklisten und Workflows zur Behebung geboten und regelmäßige Audits durchgeführt.
Richtig auf Datenpannen reagieren
Unternehmen sind nie zu 100% vor einem Angriff geschützt und es entstehen Sicherheitsrisiken, die durch technische und menschliche Fehler verursacht werden. Daher ist es essenziell sich auf den Notfall vorzubereiten, um hohen Kosten bzw. einen Reputationsschaden zu entgehen. Intervalid bietet für Datenpannen eine gesetzeskonforme Dokumentation und Fragebögen, um Maßnahmen schnell einzuleiten und der Meldefrist gerecht zu werden.
Das Thema Informationssicherheit & Datenschutz bei Mitarbeitern festigen
Jedes Unternehmen entwickelt sich stetig weiter: Neue Systeme, Prozesse werden eingeführt und Mitarbeiter müssen für das Thema Informationssicherheit und Datenschutz sensibilisiert werden – denn sie sind der Schlüssel für eine reibungslosen Umsetzung. Intervalid stellt dafür online Schulungen zur Verfügung. Interne Richtlinien können einfach versandt und Bestätigungen eingeholt werden. So wird gewährleistet, dass Mitarbeiter stets informiert sind.
Fazit: Komplexität erfordert einfache Lösungen
Informationssicherheit & Datenschutz ist kein einmaliges Projekt, sondern viel mehr ein Prozess, welcher ständig überprüft, angepasst und gelebt werden muss. Der Einsatz eines strukturierten Informationssicherheitsmanagement-Systems bzw. eine Datenschutzmanagement-Software schafft Abhilfe und spart darüber hinaus Zeit, Personalressourcen und Kosten.
Weitere Infos unter www.intervalid.com
